Hasta el 31 de marzo vence el plazo para que las empresas de Santa Marta hagan la actualización anual de sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de evitar multas que van hasta los 2.000 salarios mínimos mensuales vigentes o la suspensión parcial o total de las actividades relacionadas con el tratamiento de datos.

En ese sentido, el Registro Nacional de Bases de Datos Rnbd, plataforma oficial,  exige a las organizaciones del sector público y privado con activos superiores a $4.979.900.000 a rendir cuentas periódicamente a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares de la información sobre el tratamiento y manejo de sus bases de datos.

El anterior mecanismo de transparencia también para ser utilizado como un directorio de acceso público, en donde, a través de él, cualquier persona puede verificar qué organizaciones custodian sus datos y el uso que les dan.

ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN

Según el Registro Nacional de Bases de Datos Rnbd, las organizaciones deben realizar distintos reportes y actualizaciones para registrar correctamente sus bases de datos y evitar sanciones. Entre los pasos que deben seguir están Reportar quejas o reclamos, por lo que se debe registrar semestralmente, independientemente de que se hayan presentado o no reclamos de Hábeas Data hasta el  25 de agosto del presente año.

También actualizar anualmente de manera obligatoria la información registrada en el Rnbd, el cual debe actualizarse entre el 2 de enero y el 31 de marzo del presente año, dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes, siempre que se hayan efectuado cambios sustanciales.

Algunos de los consejos para cumplir con el proceso de actualización de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio incluyen lo siguiente: contar con un inventario centralizado y clasificado de las bases de datos antes de iniciar el registro o actualización. Además, es importante considerar el ciclo de vida completo de las bases de datos personales, desde su recolección hasta su eliminación. A su vez, se debe registrar de manera independiente las bases de datos en formato físico y digital, incluso si contienen la misma información.

También es fundamental que la actualización refleje el progreso en la madurez del Programa Integral de Gestión de Datos de la organización. Cabe recordar que el registro no implica cargar el contenido de las bases de datos, sino informar sobre su tratamiento conforme a la ley. Adicionalmente, se debe reportar el número total de titulares de la información y los tipos de datos almacenados, sin identificar personas específicas.

SANCIONES A TENER EN CUENTA

Las organizaciones que incumplan esta regulación podrían enfrentar multas de hasta 2.000 Salarios Mínimos Mensuales Vigentes, la suspensión de actividades relacionadas con el tratamiento de datos por hasta seis meses o, en casos graves, el cierre definitivo de las operaciones involucradas.

Asimismo, según la Circular Externa 003 del 22 de agosto de 2024, relacionada con el artículo 200 del Código de Comercio y la Ley 222 de 1995, los representantes legales, accionistas y miembros de juntas directivas de las empresas no solo deben garantizar la protección de los datos personales, sino que también podrán responder con su patrimonio personal ante cualquier infracción.